Ett konferensrum är en viktig mötesplats där både interna och externa diskussioner och affärer hanteras. Tänk själv hur det är att komma till ett möte där rummet inte är förberett, tekniken krånglar, luften är dålig och inredningen tråkig. Här ska man sitta i timmar. Att möten kan starta på utsatt tid, fortskrida utan bekymmer och att deltagarna kommer fram till goda slutresultat, bör ligga i varje arbetsgivares intresse. Hur inreder man då ett mötesrum på bästa sätt?

Det stora konferensrummet
I ett konferensrum träffas många människor, och alla som sitter där ska kunna delta i arbetet. Bord och stolar är givna inslag, men fler möbler behövs för att få till en kreativ och inspirerande arbetsmiljö.

När man färgsätter och inreder rummet rekommenderar vi att utgå från rummets eller byggnadens inbyggda karaktär, och att därefter hålla sig till en ljus och neutral färgskala på väggarna för att ge ett stort konferensrum med rymd när det sitter många människor där.

Hur många gånger har man inte suttit i möten i obekväma stolar? Stolar ska vara bekväma, men inte för bekväma. Ett tips är att ha t.ex. sittbollar att byta av mot om man sitter ner länge. Att variera sittpositionen är bra både för kroppen och ens fokus. Därför är det också bra att kunna erbjuda höj- och sänkbara bord. För att göra rummet mer flexibelt, t.ex. vid grupparbeten, är det bra med bord som kan kopplas av och på, och flyttas runt.

Videokonferenser, storbildsskärmar och annan teknisk utrustning är nu för tiden bland det viktigaste i ett konferensrum, och ofta anledningen till att det bokas. Seriösa möten ställer krav på god teknisk utrustning, och få människor vill lägga tid på teknik som krånglar. Tekniklådor för att dölja sladdar och kablar, en bred uppsättning av kablar för presentationer, bra internetuppkoppling och ett smidigt videokonferenssystem, är några av våra tips för hur tekniken optimeras i konferensrummet.

Ljudmiljön i ett konferensrum är viktig; som mötesdeltagare ska man inte besväras av dålig akustik. Då blir man snart trött och huvudvärken smyger sig närmare. För få en bättre akustik i rummet rekommenderar vi gardiner, vägghängda ljudabsorbenter, tygklädda möbler och mattor.

Allt arbete vill eller kan man inte göra digitalt, och därför är det bra att ha en whiteboard- eller skrivtavlor med pennor i rummet. Att kunna exemplifiera ritningar och flöden blir då enkelt att göra. Papper och penna är också ofta hjälpsamma för att öka kreativiteten vid olika möten.

Ljus och hälsa hänger ihop, och i mörka rum blir människor trötta – vilket är något man gärna undviker på möten. Se till att belysningen är tillräcklig genom en god allmänbelysning och punktbelysning som kan tändas vid behov, framför allt under vinterhalvåret. Detta gäller särskilt om konferensrummet saknar fönster och dagsljus.                     

Det lilla mötesrummet
I ett litet mötesrum sker oftast mer förtroliga, eller informella, möten. Mängden utrustning behöver kanske inte vara så stor: mindre bord, färre stolar, en enklare TV-skärm.

Möjligheten att få vara ifred är fortfarande viktig, ljud från mötesrummet bör varken passera in eller ut. Var generös med ljudabsorbenter – förtroliga medarbetarsamtal eller nya affärsplaner är inte något man vill att resten av arbetsplatsen ska höra. För att få vara ännu mer i fred bör det finnas möjlighet att dra för eventuella glasdörrar eller glasväggar med t.ex. gardiner.

Om det inte finns möjlighet till dagsljus, vilket är vanligt i många mötesrum, behöver belysningen vara god för att förbättra koncentrationsförmågan. Ha flera ljuskällor, gärna med möjlighet till dimmer, för att kunna justera beroende på vilka uppgifter eller samtalsämnen som ska avhandlas. Varm och dämpad belysning gör oss öppna och avslappnade, medan arbete mot en deadline kan kräva skarpare ljus för att hålla fokus uppe. 

I mötesrum bör det råda ordning och reda för att undvika visuella distraktioner. Inredningen ska balansera på den fina tråden mellan kreativitet och koncentration, utan att bli för plottrig eller för tråkig. En rörig miljö gör oss stressade, medan ordning och reda har en positiv inverkan med mindre distraktion och ökad produktivitet.

Lägre takhöjd förbättrar ofta förmågan att koncentrera sig på detaljer när man arbetar. Dova färger och växter är lugnande faktorer.

Sörj för god ventilation – bra luft är viktigt för att kunna hålla mötesdeltagarnas ork och koncentrationsförmåga under en längre tid.

 

Checklista – tänk på detta när du inreder stora och små mötesrum

1. Bra luft är A och O i både små rum eller i rum där många människor vistas under en längre tid.
2. Tekniken ska fungera smärtfritt för att undvika tidsspill och dåligt humör. Flera olika sorters sladdar till olika datorer och en uppkoppling till skärmen som inte krånglar är viktigt.
3. Gardiner eller liknande bör finnas för att kunna dra för glasväggar eller dörrar om mötet kräver.
4. Ljuddämpande material är viktigt för att undvika dålig akustik inne i rummet – och att det som sägs inte hörs ut. Det kan vara så att varken de som deltar i mötet, eller de som arbetar utanför, inte vill höra vad som sägs där.
5. Ljusinsläpp från fönster eller en funktionell belysning är viktigt för koncentrationen och framför allt över tid, se till att denna är tillräcklig.